傳真具有快速、安全、直觀的特點，也被廣泛應用在展覽營銷中。在傳真前需與目標參展商客戶有過初步或一定程度的溝通，而且要利用傳真營銷取得良好的業績關鍵在于是否能夠確定目標參展商的傳真號碼。確定傳真號碼后，成功概率一般很高，投入產出比也很高，就可以發送具有針對性和參考價值的展覽展廳效果圖信息材料。下面就來具體說一下傳真正文的寫作要求。
　　1.簡潔，易于閱讀，有四至五個簡短的段落就足夠了。
　　2.盡量將傳真正文的長度控制在一頁之內。如要用兩頁，發送者需在第二頁署名。
　　3.第二段需介紹展覽項目的一些組織情況與展覽價值。滿足目標參展商對展覽項目了解的基本需求。如展覽的歷史、品牌、主辦機構、規模與發展狀況等。
　　4.不要說謊或者夸大其辭，對展覽項目與服務的描述要做到客觀真實。
　　5.切忌濫用代詞“我”，應以展覽組織機構或展覽項目組的身份來與目標參展商進行溝通。因為參展商客戶愿意接受具有權威性的信息或感受被重視的感覺。
　　6.第三段應表明展覽項目所取得的突出成就、榮譽、參展商和觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內容。如果可能的話，盡量以數字量化這些成就。
　　7.第四段需介紹展覽營銷的內容，告訴目標參展商如何申請參展，可查詢的相關展覽項目網站、展覽營銷部門的聯絡人與聯絡方式等。
　　8.第五段應非常簡短地結束傳真并表示感謝。
　　9.第一段應能激發目標參展商客戶對展覽組織機構與展覽項目的興趣與熱情。
　　10.使用敬語結束正文并標明所附招展函或其他附件的名稱。
　　11.確保在正文上有展覽組織機構領導或經辦營銷人員姓名的簽字并簽署日期。
　　12.在正文中應避免出現負面和相互矛盾的內容，相關信息要認真核實。
　　寫好傳真正文，將有關招展資料，如招展書、展區展廳效果圖或其他目標參展商提出的資料一起發送，但需在傳真的首頁上標明總頁數與當前頁號，以便目標參展商確認是否完整地獲得這份傳真的所有資料。